SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT BERBASIS MULTI USER

Abstract

Konsep manual dalam suatu sistem pengarsipan surat sering mendatangkan permasalahan dikarenakan keterbatasan ketelitian manusia. Oleh karena itu perlu dibuatkan suatu sistem terkomputerisasi untuk mengatasi kendala manual tersebut, yaitu berupa sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan user berdasarkan pada teori kearsipan yang berlaku. Melalui pengamatan langsung, wawancara dan studi pustaka, didapatlah data-data yang digunakan untuk menganalisa sistem, baik sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang akan diusulkan. Analisa sistem yang sedang berjalan digunakan untuk menemukan kelemahan-kelemahan serta detil masalahnya, dimana permasalahan dan kelemahan itulah yang akan dijadikan poin acuan untuk sistem mendatang. Perbaikan atas kelemahan manual, diantaranya kesalahan peletakan arsip surat, hilangnya arsip maupun dan kesulitan penyortiran surat serta pelaporannya, dapat diatasi dengan sistem ini. Input data surat, digitasi berkas dan penyortiran berdasarkan kondisi tertentu menjadi poin penting pada hasil pembuatan sistem ini. Disertai dengan hak akses oleh banyak pengguna (multiuser) sehingga memudahkan unit-unit dalam instansi untuk memantau surat-menyurat di bagian masing-masing. Dalam pengujiannya, 9 dari 15 responden menyatakan program aplikasi ini cukup dapat membantu mempermudah pengarsipan surat. Sedangkan sisanya, yaitu 6 responden menyatakan kurang membantu karena penggunaannya yang rumit.

 Kata kunci : Arsip Surat, Sistem Informasi, Analisa Sistem,Multi User