Analisis Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Human Resource Information System (HRIS) Menggunakan Framework COBIT 2019 Studi Kasus pada PT. XX

Abstract

Human Resource Information System (HRIS) merupakan instrumen krusial dalam mengintegrasikan proses bisnis kepegawaian. PT XX, perusahaan penerbitan terkemuka di Indonesia, menggunakan HRIS berbasis desktop yang diimplementasikan sejak 2007/2008. Seiring pertumbuhan volume data dan kompleksitas organisasi, sistem warisan (legacy system) ini menghadapi berbagai tantangan terkait pengendalian internal, integritas data, dan kinerja sistem. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi tingkat kapabilitas tata kelola HRIS di PT XX serta memberikan rekomendasi perbaikan menggunakan framework COBIT 2019. Fokus audit operasional diarahkan pada lima area utama: pengolahan data, kontrol akses, transaksi, integritas data, dan kinerja sistem. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif dan kuantitatif deskriptif melalui teknik wawancara terstruktur, kuesioner, serta observasi dokumen. Berdasarkan analisis faktor desain, ditetapkan lima domain fokus COBIT 2019, yaitu APO14, DSS01, DSS04, DSS05, dan DSS06. Hasil penilaian menunjukkan tata kelola HRIS PT XX berada pada Level 1 (Performed) untuk domain APO14, DSS01, DSS05, DSS06, dan Level 0 (Incomplete) untuk domain DSS04. Temuan audit mengidentifikasi adanya kesenjangan (gap) sebesar 2 hingga 3 tingkat dari target yang diharapkan (Level 3 - Defined). Masalah utama meliputi ketiadaan audit trail, kebijakan password berkala yang belum diterapkan, tidak adanya Disaster Recovery Plan, validasi data yang masih manual, dan terjadinya data duplikat. Sebagai solusi taktis, disarankan penerapan kebijakan backup harian, pembuatan SOP standardisasi data, dan jadwal pemeliharaan rutin. Secara strategis, PT XX direkomendasikan untuk melakukan modernisasi total melalui migrasi ke sistem HRIS berbasis web atau cloud guna menjamin keamanan, integritas data, dan keberlangsungan operasional jangka panjang.